Implementación #

Centro de costos #

📌 1. Nuevo control para centros de costos

Ahora, en la configuración de los centros de costos, hay una nueva opción que permite marcar si un centro de costos está activo (Visible) o inactivo (No visible). Esto ayudará a mantener organizadas las listas y a mostrar solo los centros de costos disponibles al momento de hacer una selección.

📌 2. Restricción para desactivar centros de costos

✔️ Solo se podrán desactivar aquellos centros de costos que no estén asociados a empleados con contratos activos.

✔️ Si se intenta desactivar un centro de costos que aún tiene contratos vinculados, el sistema mostrará una advertencia indicando que no es posible realizar el cambio.

📌 3. Ajuste en la creación de nuevos contratos

✔️ Si se genera un contrato nuevo a partir de uno inactivo y este tenía un centro de costos que ya no está activo, la opción se limpiará automáticamente en la selección.

✔️ Esto evitará errores y permitirá elegir un centro de costos válido.

📌 4. Visualización mejorada

✔️ En distintas pantallas del sistema, solo se mostrarán los centros de costos activos, evitando confusión y mejorando la experiencia al seleccionar una opción.

📍 Dónde aplican estos cambios:

✅ Contratos bloque ubicación física y contable del empleado

✅ Asignación de cuentas / Bloque agrupación contable / Pestaña copiar asignación contable / Pestaña importar asignación contable para no importar estado inactivo / Eliminar asignación de cuenta

✅ Definición contable/Bloque cuadre

✅ En las pantallas con filtro de rango de procesos:

• Liquidación de nómina
• Liquidación de cesantías
• Cierre de periodo
• Apertura de procesos
• Vacaciones
• Aumentos

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Contratos #

1. Al modificar la fecha de ingreso de un contrato, es imprescindible actualizar esta información en todas las administradoras activas. Para garantizar la coherencia en los procesos de autoliquidación y gestión contable, el sistema no permitirá guardar los cambios hasta que la última administradora activa haya sido actualizada con la nueva fecha.

Importante:
Si no se actualiza esta información en todas las administradoras activas, podrían surgir inconvenientes, como la imposibilidad de generar la autoliquidación o descuadres en los registros contables. Esta validación aplica tanto para nuevos contratos como para modificaciones en contratos existentes.

2. Modificaciones visuales asociados al tipo de contrato Aprendizaje 

• Reubicación del campo Código Contrato SENA
  Ahora, este campo se encuentra al lado derecho de la lista desplegable de Tipo de Cotizante en el bloque de la seguridad social.

• Visibilidad del campo Código Contrato SENA
  • Solo será visible cuando el tipo de cotizante seleccionado sea Código 12 – Aprendices del SENA en etapa lectiva.
  • Su uso es opcional, que es la misma funcionalidad actual.
  • Si se carga un contrato en etapa productiva con información previa en el contrato de aprendizaje en etapa lectiva, el sistema mostrará automáticamente el dato ingresado.

• Nueva fila con fechas de contrato en etapa lectiva: Al seleccionar Aprendices del SENA en etapa productiva, se mostrará una fila adicional con las fechas de inicio y fin del contrato en etapa lectiva. Esta fila aparecerá únicamente si existe un contrato previo relacionado con el tipo de contrato Aprendizaje del SENA en etapa lectiva.

Ahora es posible pagar el auxilio de transporte para los aprendices, sin importar si se encuentran en la etapa lectiva o productiva.

✅ ¿Qué significa esto?
Al realizar la marcación, el sistema generará automáticamente el pago correspondiente, garantizando que el beneficio sea pago en la nómina.

No existe una normativa específica que obligue al empleador a realizar el pago del auxilio de transporte de manera obligatoria. 📜 En Colombia, el contrato de aprendizaje es una modalidad especial que no se considera una relación laboral tradicional. Por lo tanto, las empresas no están legalmente obligadas a pagar el auxilio de transporte a los aprendices. En su lugar, los aprendices reciben un apoyo de sostenimiento destinado a cubrir gastos básicos, incluyendo transporte.

Este apoyo de sostenimiento está regulado por el Decreto 933 de 2003, que establece que, durante la fase lectiva, el aprendiz recibe un apoyo equivalente al 50% de un salario mínimo mensual legal vigente, y durante la fase productiva, este apoyo es del 75%.

🚨 ¡Atención!

📌 Señor usuario, por favor revise los contratos de aprendizaje con respecto a la marcación del auxilio de transporte.

🔹 Si la marcación está activada, el pago se realizará automáticamente.

🔹 Si además existe una cuota fija por este concepto, es necesario cambiar la fecha final de la cuota fija para evitar un doble pago en la próxima nómina.

🔹 Si desea continuar con el pago mediante cuota fija, debe retirar la marcación del contrato, ya que, de no hacerlo, podría generarse un pago duplicado.

⚠️ Verifique y ajuste según corresponda para evitar inconsistencias en la nómina.

3. Pestaña seguridad social – Sección de administradoras 

Nueva presentación de la información de administradoras

Para mejorar la facilidad de visualización, ahora las administradoras se presentan en dos secciones separadas:

1️⃣ Administradoras Activas

• Aquí se pueden modificar, eliminar o inactivar administradoras.
• Estas acciones permiten realizar traslados o finalizar aportes en el caso de pensión.
• Se mantienen las mismas funcionalidades disponibles anteriormente.

2️⃣ Historial de Administradoras Inactivas

• Esta sección almacena las administradoras que han sido inactivadas, facilitando la consulta de su historial.

Actualización automática del historial de administradoras

📌 ¿Qué sucede en caso de traslado de administradora o terminación del aporte de pensión?

• El sistema actualizará automáticamente el historial de administradoras.
• La administradora correspondiente será movida al estado Inactivo dentro del apartado de historial.

📌 Bloque de Historial de Administradoras

• Solo se mostrarán administradoras con estado inactivas.
• Solo será posible modificar las fechas de traslado o terminación del aporte de pensión del último registro de las administradoras inactivas.

🔍 ¿Qué verifica el sistema?
Al intentar modificar la fecha de una administradora inactiva, el sistema comprobará que no existan procesos asociados a la administradora del traslado o la terminación del aporte, como:
✔️ Seguridad social
✔️ Causación de nómina

4. Información traslado administradora 

• Ahora, en lugar de ingresar una fecha completa, se seleccionará únicamente el mes y el año.
• El sistema asignará automáticamente el día del mes seleccionado como la fecha de fin de traslado.
• Para la fecha de radicación, continuará el ingreso de la fecha dd/mm/aaaa

📌 Modificación de la administradora activa

• Ahora es posible modificar la administradora activa en caso de traslado.
• Se ajustó la validación existente para que le permita hacer la acción de:

✔️ Si la administradora ya está registrada en el historial, el sistema permitirá la modificación.

❌ Restricción: Si existen procesos asociados a la seguridad social o a la causación de nómina, no será posible modificar la administradora activa.

5. Nueva pestaña en Contratos nombrada Procesos vinculados al empleado

Nueva Sección

Se ha incorporado una nueva sección en la pantalla del contrato llamada Procesos Vinculados al Empleado, donde se podrán consultar diversos procesos asociados a cada empleado.

📌 ¿Qué información se mostrará?

🔹 Cuota fija: Listado de todas las cuotas fijas registradas para el empleado.

🔹 Embargos: Visualización de los embargos guardados para el empleado.

✅ Esta nueva funcionalidad facilita la consulta y gestión de los procesos relacionados con cada empleado, optimizando el acceso a la información clave.

6. Nueva acción al momento de guardar un contrato 

📌 Nueva mejora de resaltado de campos obligatorios No completados: Ahora, al intentar guardar un contrato sin completar todos los campos obligatorios, el sistema resaltará en rojo aquellos que aún faltan por diligenciar.

🔹 ¿Cómo funciona?

Si hay campos obligatorios sin completar, estos se sombrearán en rojo.

✅ Con esta mejora, se optimiza la experiencia del usuario y se reduce la posibilidad de omitir información importante.

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Asignación de cuentas #

📌 Optimización en la funcionalidad del apartado Crear asignación contable

Ahora, al utilizar los filtros de búsqueda, la edición de registros consultados es más rápida y sencilla:

🔹 Antes: Era necesario hacer clic en Crear asignación antes de modificar un registro.
🔹 Ahora: Basta con hacer clic directamente en el icono Modificar para cargar y visualizar la información deseada.

📌 Nueva funcionalidad en el apartado Copiar asignación contable

Ahora puedes hacer una copia desde un concepto origen a varios conceptos destinos.

🔹 ¿Qué cambia?

La pantalla sigue funcionando como antes, permitiendo seleccionar múltiples agrupaciones para copiar. Se ha añadido la opción ¿Utilizar los conceptos como destino y origen? Al activarla, se habilitan dos nuevas opciones de selección en el bloque Detalle de la asignación contable.

🔹 ¿Cómo funciona?

1️⃣ Seleccione el concepto de origen.

2️⃣ Seleccione el concepto de destino.

3️⃣ Continúe con el proceso de manera habitual.

✅ Esta mejora permite una mayor precisión en la copia de las cuentas contables establecidas a otros conceptos.

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Administración #

Cambio de documento de identificación #

Para cumplir con la exigencia del operador de la planilla en los casos de cambio de número de identificación, donde se requiere registrar un retiro e ingreso, se han implementado modificaciones en esta pantalla de Cambio de documento de identificación. Estas mejoras permiten gestionar el cambio sin necesidad de realizar una liquidación definitiva para el empleado cuya identificación ha sido actualizada, brindando así una solución más eficiente para usted como usuario.

📌 Mejora en la maquetación

🔹 Se ha optimizado la presentación de la pantalla para una mejor visualización y experiencia de usuario.

🔹 Se ajustó el comportamiento de los campos para garantizar una interacción más intuitiva y fluida.

Hojas de vida

📌 1. Se implementa una nueva etiqueta nombrada Tipo de Cambio que permite especificar qué modificación se realizará en el documento de identificación del empleado:

✅ Cambio en el Tipo de documento de identificación

✅ Cambio en el Número de documento de identificación

✅ Cambio en ambos que en este caso sería el tipo y el número de documento

📌 2. Se añade una línea de información que muestra los datos actuales del empleado (Tipo de documento y Número de identificación). Esto le permitirá verificar la información existente antes de realizar cambios, evitando errores o duplicaciones.

📌 3. Se incorpora un nuevo campo de fecha con la etiqueta Fecha de terminación del documento anterior. Este campo será de carácter obligatorio.

📌 4. Reubicación del campo Observaciones

🔹 Ahora se encuentra en una fila al final del bloque de cambio de hoja de vida.

🔹 Será visible solo cuando se muestre el estado y la fecha de terminación del documento anterior. No obstante, la fila de Observaciones se mostrará sin importar el tipo de cambio seleccionado.

📌 5. Validación y resaltado de campos

🔹 Para el campo Estado, solo se mostrarán los valores LIBRE o EN USO cuando el cambio sea en el Número de documento de identificación.

🔹 Si el cambio es en el Tipo de documento, en el campo Estado se mostrará NO APLICA.

🔹 Se agrega una funcionalidad para resaltar los campos que requieran cambios con una línea de color verde.

🔹 Si el campo Estado está En uso, se marcará con línea roja en el campo Número de documento de identificación, indicando que es aquí donde debe hacer la corrección.

🔹 La línea de resaltado cambiará de color según el estado del código:

✅ Verde 🟢 → Si el número del código está disponible.

❌ Rojo 🔴 → Si el número del código ya está en uso.

Nueva validación en la funcionalidad de la Autoliquidación

📌 Creación Automática de Registros tras Cambio de Documento

🔹 Cuando se realice un cambio en el documento de identificación, el sistema generará dos registros en la autoliquidación:

❌ Registro para el documento anterior, marcando Retiro (RET)

✅ Registro para el nuevo documento, marcando Ingreso (ING)

📌 2. Distribución de días y valores

🔹 El sistema asignará proporcionalmente los días y valores del contrato entre el documento anterior y el nuevo, según el periodo de vigencia de cada uno.

¿Cómo funciona?

📌 Al seleccionar una opción en Tipo de Cambio, el sistema resaltará automáticamente el campo que requiere modificación.

📌 Si el usuario ingresa un nuevo número de documento de identificación, el sistema validará que no esté duplicado. Si el número es válido, se habilitará el campo Fecha de terminación del documento actual.

📌 Este campo Fecha de terminación del documento actual permitirá definir hasta qué momento se pagará la seguridad social con el documento actual. A partir del día siguiente a la fecha ingresada, los aportes se realizarán con el nuevo número de documento de identificación.

📌Al procesar la autoliquidación en el mes correspondiente, se generarán automáticamente:

🔹 Un registro de retiro (RET) para el documento anterior.

🔹 Un registro de ingreso (ING) para el nuevo documento.

🚀 Es fundamental diligenciar correctamente estos campos, ya que impactan directamente en la seguridad social y en los reportes de pago a las entidades correspondientes.

Contratos

📌 Nuevo resaltado en el Campo Número del código

🔹 Ahora, al ingresar el Número del código en la opción de Contratos, se implementa una funcionalidad de resaltada visual.

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Remuneración/Nómina #

Eliminación masiva de novedades de nómina #

Se ha implementado una mejora en la sección de cuotas fijas, optimizando la gestión de eliminación y modificación de fechas de terminación.

📌 Reubicación del campo Proceso por realizar

El campo Proceso por realizar donde se hace la acción de Eliminar o Modificar fecha de terminación ha cambiado de posición. Este será la primera opción de selección que se encuentra en la pantalla. Este ajuste permite una visualización más clara del concepto de nómina que sí se podrá eliminar.

📌 Nuevo campo Proceso ingreso cuota fija

Ahora es posible diferenciar los registros a eliminar según su origen de ingreso. A partir de esta versión, toda la información ingresada podrá filtrarse según su método de incorporación:

✔️ Ingreso por pantalla

✔️ Ingreso por importación

📌 Selección de varios conceptos en la eliminación de cuotas fijas

Se habilitó la opción para seleccionar múltiples conceptos. Los conceptos disponibles dependerán del filtro seleccionado y serán únicamente aquellos que no hayan sido liquidados.

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Autoliquidación #

📌 Nuevo cálculo del IBC para ausencias reportadas

Se ha implementado un ajuste en el sistema para garantizar el cumplimiento del Artículo 71 del Decreto 806 de 1998.

ARTÍCULO  71. Cotizaciones durante el período de huelga o suspensión temporal del contrato de trabajo. En los períodos de huelga o suspensión temporal del contrato de trabajo por alguna de las causales contempladas en el artículo 51 del Código Sustantivo del Trabajo, no habrá lugar al pago de los aportes por parte del afiliado, pero sí de los correspondientes al empleador los cuales se efectuarán con base en el último salario base reportado con anterioridad a la huelga o a la suspensión temporal del contrato.

🔹 ¿Qué cambia?

• Ahora, al generar la línea SLN en el reporte de seguridad social, el IBC (Ingreso Base de Cotización) se tomará del salario básico con el que finalizó la persona en el mes actual.
• Ya no se considerará el IBC del mes anterior para estas ausencias.

📌 Manejo de la marcación VST

• No se mezclará con novedades de ausencia.
• Se registrará únicamente en la línea de salario.
• Si no hay línea de salario, la marcación VST no se incluirá, ya que el operador no la recibe.

Por esta razón, es fundamental garantizar al menos un día de salario, asegurando que el valor asociado a la VST sea notificado correctamente en el operador de planilla.

📌 Nueva distribución en el Exceso No Salarial

Se ha implementado un ajuste en la distribución del exceso no salarial en los reportes de seguridad social para garantizar una correcta asignación según la existencia de una línea de salarios.

🔹 ¿Qué cambia?

• Si existe una línea de salarios, el exceso no salarial se asignará directamente a esta línea, evitando su distribución.
• Si no hay una línea de salarios, el sistema seguirá la lógica actual, distribuyendo el exceso no salarial en las líneas de novedades que se presenten en el mes, como puede ser:

✔️ Vacaciones

✔️ Incapacidades

✔️ Licencias remuneradas

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Informes nómina #

Ausentismos #

Se ha realizado una actualización en algunos informes de ausentismo con el objetivo de mejorar su precisión y optimizar la presentación de la información.

1️⃣Informe de ausentismos

📌 Nuevos campos incluidos

Ahora, el informe de ausentismos mostrará información más detallada con la incorporación de los siguientes campos:

✔️ Cargo (Solo se visualizará la descripción)

✔️ Grupo de Compensación (Código y descripción)

✔️ Área (Código y descripción)

✔️ División (Código y descripción)

✔️ Centro de Costos (Código y descripción)

2️⃣ Informe de incapacidades

📌 Nuevos campos incorporados

Ahora, el informe de incapacidades incluirá los siguientes campos:

✔️ Cargo (Solo se mostrará la descripción)

✔️ Grupo de Compensación (código y descripción)

✔️ Área (código y descripción)

✔️ División (código y descripción)

3️⃣ Informe de liquidación ausentismos

📌 Nuevos Campos Incorporados

Ahora, el informe de liquidación de ausentismos incluirá los siguientes datos:

✔️ Cargo (Se mostrará solo la descripción)

✔️ Área (código y descripción)

✔️ División (código y descripción)

Ajustes en campos existentes

✔️ Centro de costos y Grupo de compensación, que ya estaban en el informe, se incluye el código configurado en su respectiva pantalla.

Base de información 1001 seguridad social exógena #

📌 Nuevos informes para el informe 1001 de Información Exógena

Se desarrollaron dos nuevos informes para la generación de la información correspondiente al Informe 1001 de Información exógena con referencia a los conceptos de nómina, permitiendo obtener los datos de manera estructurada y acorde con los requerimientos normativos.

📍 Ubicación de los informes

Los informes se encuentran disponibles en el nodo:

🔹 Certificados e Informes DIAN

✔️ Base información seguridad social Certificado DIAN 1001 año

✔️ Resumen cotización seguridad social administradoras año

📌 Objetivo

Estos informes tienen como propósito facilitar a los clientes el acceso a la información relacionada con la seguridad social para los subsistemas de:

✅ Salud

✅ Pensión

✅ ARL

✅ Parafiscales

Nuevo Informe 2276 – Cumplimiento de la Resolución 000162 de 2023 #

📌 En esta versión se ha incorporado el Informe 2276, en cumplimiento de la Resolución 000162 de 31-10-2023.pdf

📍 Ubicación del Informe

El informe está disponible en el nodo:

🔹 Certificados DIAN nombrado Formato 2276-2024

✅ Antes de generar el informe

✔️ Se recomienda revisar la configuración en las pantallas de Conceptos y Formatos Conceptos. En caso de no existir una configuración previa, será necesario realizarla para evitar inconvenientes al momento de procesar la información.

✔️ Consultar el manual de usuario para asegurar una correcta configuración o generación del informe.

Modificaciones en el informe de proyección de salario para Prima de Servicios #

📌 1. Nuevo diseño y campos incorporados

Se ha rediseñado el informe para convertirlo en un informe en lista, lo que facilita la aplicación de filtros de búsqueda de manera más eficiente. Además, se han agregado los siguientes campos:

🔹 Cargo

🔹 Fecha de inicio de contrato

🔹 Grupo de compensación

🔹 Centro de costos

🔹 Tipo de compensación

🔹 Tipo de salario

🔹 Base de liquidación de prestaciones sociales

🔹 Días proyectados

🚨 Cambios adicionales:

❌ Se elimina la columna de horas.

✍️ Se renombran los siguientes campos:

✔️ Fecha inicial periodo proyectado → Nuevo nombre

✔️ Fecha final periodo proyectado → Nuevo nombre

📌 2. Compatibilidad con versiones anteriores

✔️ Las liquidaciones generadas en versiones anteriores seguirán estando disponibles para consulta.

✔️ Sin embargo, algunas de las nuevas columnas permanecerán vacías en estos registros, ya que la versión anterior no almacenaba ciertos datos.

📌 3. Nuevos filtros de búsqueda

Ahora es posible para consultar el informe utilizar los filtraros utilizando los siguientes criterios:

🔹 Nombre

🔹 Número de documento de identificación

🔹 Grupo de compensación inicial y Grupo de compensación final

🔹 Centro de costos inicial y Centro de costos final

🔹 Periodo

📌 4. Cambio en el nombre del informe

✔️ Nuevo nombre: Proyección salario último mes prima de servicios

❌ Nombre anterior: Proyección salario último mes (primas)

¡Hemos completado con éxito la entrega de la nueva versión!

Agradecemos su apoyo y confianza, elementos clave para nuestro crecimiento y evolución.

¡Seguimos avanzando juntos!