Lo nuevo de la versión #

Usuarios #

Para la pantalla de usuarios se realizó los siguientes puntos:

1.Importación de usuarios

• Validación de que existan contratos creados.

• Validación para que solo se importe usuarios con contratos activos.

• Validación para que solo se importe el rol de Empleados. Con esta opción se retira de la estructura de importación las columnas id_rol y estado.

• A partir de esta versión el sistema identifica que en la importación solo se crearán usuarios para el portal de empleados. Los demás usuarios se deberán crear por pantalla.

2. La creación de los usuarios con rol de empleados para contactos se podrá crear, solo que el sistema va a verificar si el contacto existe en la tabla de contactos para permitir la creación de este. De lo contrario no podrá crearlo.

3. Modelo de la estructura de importación

4. Validaciones: Continúa la visualización de las validaciones según cada registro no importado.

• El número de documento de identificación ### ya está registrado por otro usuario.

• El número de documento de identificación ### no existe como contacto o contrato activo.

• Las claves ingresadas no son iguales por favor verifique.

• Las contraseñas deben tener 8 caracteres como mínimo y contener los siguientes elementos: mayúsculas, minúsculas, números y símbolos. valide por favor.

Cambio de documento de identificación #

Las mejoras realizadas para las pantallas son:

• División de la pantalla
  • Hoja de Vida
    • Comportamiento de control de búsqueda: Continua con el número de documento de identificación actual. Se habilita el estado y el campo de observación solo al consultar el documento y este se encuentre en estado LIBRE, cuando el estado sea EN USO no se habilita el campo de observación.
  • Contrato
    • Comportamiento de control de búsqueda: Continua con el código contrato actual.
    • Validaciones corregidas (El contrato se encuentra inactivo y no es posible realizar el cambio del código para el contrato; El código del contrato se ha actualizado. Para verificar el cambio, consulte el contrato del empleado y revise en el campo correspondiente.)

En el informe de la UGPP se verá reflejado el cambio del documento de identificación.

Contratos #

Residente en el exterior #

Se ha agregado un botón de checkbox en la pantalla para la configuración de los residentes en el exterior. Al marcar este botón, se habilita un modal para ingresar fechas relevantes, con el propósito de evitar realizar aportes a Salud y Pensión, si corresponde. Hasta el momento, la configuración solo era posible para la Pensión; sin embargo, con esta actualización, se amplía el alcance para que este proceso afecte de igual manera los aportes a Salud.

El proceso de la pantalla quedó de la siguiente manera:

1. La marcación del checkbox se realizará en el bloque de seguridad social. La funcionalidad de guardar las fechas será parcialmente al crear un nuevo contrato, con el fin de no requerir ingreso de la administradora. Al guardar el contrato, se registrarán automáticamente las fechas pertinentes, quedando así guardado el registro para dicho contrato, valga la redundancia.
2. Para los contratos existentes que requieran de esta opción, simplemente se debe marcar el checkbox e ingresar las fechas pertinentes. Una vez guardadas, se procede a inactivar la administradora o eliminarla, según la preferencia del usuario. Es recomendable que la administradora quede inactiva con fecha hasta el último aporte realizado, en caso de que estos hayan ocurrido, con el fin de conservar el historial correspondiente.
3. Se ha habilitado un modal para ingresar las fechas de inicio y fin de los periodos en los que no se realizarán aportes, sea para salud o para pensión. Este proceso requiere especificar tanto la fecha inicial como la fecha final, quiere decir, que son campos obligatorios.
4. En el proceso de nómina no descontará por el rango de fechas ingresados los aportes correspondientes sea por Salud – Pensión o ambos si fuera el caso.

Texto de apoyo legal

Cuando se tiene un trabajador que vive en el extranjero, ¿continuamos obligados a cotizar a Seguridad Social?

Aportes a Salud Residentes en el Exterior – FOPEP

NOTA: Tenga en cuenta que para realizar el cambio de aportes al 0% para pensionados Residentes en el Exterior de manera permanente usted deberá acogerse conforme con lo estipulado en El Decreto 780 del 6 de mayo de 2016, en su Artículo 2.1.3.17 Terminación de la inscripción en una EPS. (Decreto 780 de 2016 Sector Salud y Protección Social – Gestor Normativo – Función Pública (funcionpublica.gov.co))

Extranjero no obligado a cotizar pensión #

Se implementó una mejora para que al seleccionar la opción Extranjero no obligado a cotizar pensión, no se solicite la administradora de pensión. Además, en caso de que se haya ingresado una administradora previamente, se permitirá su eliminación si así se requiere.

Configuración contable
Definición básica contable #

Nuevas marcaciones en la pantalla de definición básica contable, uno de los campos se llama ¿Desea que la cuenta crédito del comprobante de pago nómina se detalle por empleado? Lo que hará está marcación es llevar el detalle del valor de la cuenta del banco.

El otro campo es de decisión para determinar cómo se debe manejar el valor correspondiente al gasto del empleador en la contabilización de la autoliquidación en caso de que sea negativo. Esta opción permite especificar si dicho valor debe ser asociado con la cuenta por pagar a la administradora al débito o con la cuenta del gasto al crédito. En otras palabras, si tiene la marcación el valor negativo se lleva al gasto de empleador, sino se marca el valor lo lleva a la cuenta por pagar a la administradora. El nombre del campo es ¿Desea que se contabilice a la cuenta del gasto el valor del aporte del empleador cuando este sea negativo en la causación de la autoliquidación?

Eventos #

Ausencias #

• Se podrá visualizar en la solicitud de ausencias para aprobar permisos, licencia remunerada y licencia no remunerada cuando es día 31.
• Se podrá visualizar en la solicitud de ausencias en los ingresos de los permisos la hora inicial y hora final solicitada.
• Se habilita un nuevo estado para que desde Gosem pueda existir la eliminación las ausencias y de igual forma que desde el portal de empleado se pueda eliminar. Solo sucederá para ausencia que están en estado pendiente por aprobar, es decir, en color amarillo.
• Informe de ausentismo: Se adecua el informe para la visualización de las horas para la ausencia de permiso.

Novedades – Cuotas fijas #

Se han incorporado algunos campos en el bloque de cuotas fijas para mejorar la decisión de sumar o disminuir los días cuando se presenta incapacidades, licencia remunerada, licencia no remunerada o suspensiones. Estos campos nuevos están diseñados para habilitarse solo cuando se seleccione la opción de Cuota proporcional. De igual forma se agrega un mensaje con la claridad de la funcionalidad de los campos con el siguiente mensaje: Al realizar la marcación en alguna de las siguientes ausencias, los días de dicha ausencia serán sumados a los días laborados para el cálculo proporcional de la cuota fija, es decir, si no realiza la marcación en alguna de las ausencias, solo se tendrán en cuenta los días efectivamente laborados.

La funcionalidad de los campos es:

• Si se marca se suma los días de la ausencia a los días laborados para el conteo del pago o la deducción de la cuota proporcional.
• Al no marcarlo, se descontarán los días para el pago de la cuota proporcional. Esto implica que los días de ausencia no serán considerados como días laborados, sino que se tomarán en cuenta los días reales laborados para el cálculo del pago o la deducción correspondiente.

En la importación se incorpora los campos con su respectiva explicación para el diligenciamiento de este en caso de requerirlo.

Incapacidades #

La pantalla de incapacidades cuenta con una nueva funcionalidad, esto con el fin de darle el cumplimiento a la Ley 2114 de 29 julio 2021 acerca de la Licencia parental compartida y Licencia parental flexible de tiempo parcial. En la resolución 1271 del 2022 también se efectúa el apoyo legal de este nuevo proceso.

1. Creación de los conceptos:

•  416 – Licencia parental flexible de tiempo parcial, donde se toma como base el concepto 9 Licencia de Maternidad para su configuración en el proceso de retención en la fuente (Incluir – Excluir), nómina electrónica, UGPP, Formatos DIAN y asignación de cuentas.

• 417 – Días laborados en licencia parental flexible de tiempo parcial, donde se toma como base el concepto 1 Salario ordinario para su configuración en el proceso de retención en la fuente (Incluir – Excluir), nómina electrónica, UGPP, Formatos DIAN y asignación de cuentas.

2. En la pantalla de incapacidades se crean tres controles al seleccionar el tipo de incapacidad Licencia de maternidad para administrar la nueva configuración:

• Licencia de paternidad completa: Está alternativa es la habitual, quiere decir que, si la licencia de maternidad no será compartida, sino que los días son completos para la madre.

• Licencia parental compartida: Campo informativo para establecer que la incapacidad es compartida.

• Licencia parental flexible de tiempo parcial: Al marcar esta opción habilita los campos de fecha inicial y final de la licencia parental flexible de tiempo parcial. Y adicional habilita la siguiente pregunta ¿Desea realizar el pago del auxilio de transporte para los días laborados en licencia parental flexible de tiempo parcial? Para que se defina si se realizará pago por auxilio de transporte.

3. Informe de incapacidades

Se agrega al informe ubicado en el nodo de novedades las columnas de licencia de maternidad/paternidad para identificar las configuraciones adicionales si existieran.

4. Autoliquidación

El proceso incluirá la novedad en la línea LMA (P) cuando exista licencia parental flexible de tiempo parcial, en los días parciales se dividirán por las líneas de salario y licencia de maternidad.

Información normativa de su interés #

En los siguientes enlaces podrá acceder a la normativa relacionada con las incapacidades:

Abecé de la nueva ley de licencia compartida y otras modalidades: lo que usted debe saber – ccs.org.co

Ley 2114 del 29-07-2021

Resolución 1271 de 2023 artículo tomado del Sistema único de información normativa

Procesos #

Promedios de retención en la fuente #

El proceso de promedios de retención en la fuente debe tener garantizado una liquidación de mínimo dos meses por el sistema, por eso se requiere que la validación evalúe si cumple con el tiempo mínimo y lo tenga en cuenta en el proceso, si no notifique que no tiene el tiempo suficiente para realizar la liquidación de promedios de retención en la fuente.

Se realizan los siguientes cambios al proceso de promedios de retención:

• Se cambia el funcionamiento del botón procesar: Al dar clic sobre el botón procesar se verifica que existan contratos a liquidar entre las fechas del semestre correspondiente y que además cuenten con registros de un (2) meses en liquidaciones. Se procesarán los que cumplan las condiciones y los que no, se podrán exportar mediante el botón de inconsistencias.
• Se oculta el botón actualizar contratos, estará activo una vez se dé clic en el botón procesar o consultar.
• Se actualiza el modelo del informe de promedios de retención al nuevo diseño, no cambia en su proceso de revisión.

Liquidación de nómina #

Se ha realizado un cambio en el diseño de los dos primeros bloques con el objetivo de mejorar la presentación de la pantalla y facilitar su visualización.

Después

El sistema no realizará la liquidación automática de la liquidación que no pudo iniciar, este notificará el momento donde la liquidación inicial ha finalizado para que quien no pudo efectuar la liquidación en su momento se pueda dirigir a la pantalla de liquidación y realizar dicha acción.

Retención en la fuente #

1. Se han añadido a los informes de Lista revisión retención en la fuente, Revisión de retención en la fuente y Resumen retención en la fuente en lista los campos valor retención novedad y retención novedad reemplazar. Estos campos se visualizarán al identificar ingreso de novedad por valor adicional de la retención o modificado (reemplazado) por una novedad. Esto significa que, si en ese periodo no se presentaron ingreso de novedad por retención, el campo no será visible. Entendiendo esto, se aclara que el proceso de depuración para el descuento de retención es diferente al ingreso de una novedad por pantalla de novedades por concepto de retención. Con los nuevos campos se podrá evidenciar si hubo cambios en los valores debido a esta opción.
2. Actualización de los nombres de las etiquetas e ingreso de una nueva línea donde muestre si el valor de la retención en la fuente fue alterado por novedad, sea para sumar a la retención en la fuente existente o para reemplazar el valor dado por el sistema. Al mostrar la etiqueta, se presentará una descripción para conocer la afectación que está haciendo la novedad. Los textos que se visualizarán son:
   1. Valor de retención en la fuente reemplazado por novedad: El valor ingresado sustituye el valor de la depuración realizada previamente por Gosem.
   1. Valor de retención en la fuente ingresado por novedad: El valor ingresado se suma al valor dado en la depuración realizada previamente por Gosem.

Cierre de periodo #

Al realizar el cierre del periodo se crea una validación para que se identifique si existen ausencias ingresadas sin liquidar, ya que por alguna razón se puedo limpiar el periodo y no se liquidó de nuevo.

Autoliquidación #

Al procesar la autoliquidación, se realizan validaciones para identificar los periodos con liquidación de nómina y aquellos sin liquidación. Esto brinda la información necesaria para identificar si existen periodos liquidados, pero aún no han sido cerrados, así como los periodos que aún no han sido liquidados en el mes que se está procesando la autoliquidación. De esta manera, se proporciona una visión de tener los periodos al día, permitiéndole tomar las acciones correspondientes sea de liquidación de nómina o cierre de periodos pendientes.

Periodo con liquidación

Para el mes de (xxxx) de (año) existe al menos un periodo abierto con liquidación de nómina y que no se ha cerrado. Antes de realizar el proceso de autoliquidación, es necesario que complete el proceso de liquidación de la nómina para así garantizar que los valores calculados para el archivo plano de la seguridad social cuenten con toda la información correspondiente al mes.

Como la validación es restrictiva, no le permitirá continuar con el procesar de la autoliquidación hasta que no cierre los periodos que le indican en el mensaje.

Otra de las validaciones que se pueden presentar es para periodo sin liquidación. La autoliquidación que desea procesar no tiene periodos liquidados en el mes. Se puede presentar solo para uno o varios periodos que no se han liquidado. Esta validación no tiene restricción para procesarla; es un mensaje de alerta para que se verifiquen los periodos que muestran el mensaje y se defina el estado de estos.

Envío de comprobantes #

Con la actualización del certificado se permite configurar de nuevo las cuentas de correos electrónicos para el dominio de Microsoft 365 de las empresas, y así vuelve el funcionamiento de envío de correos electrónicos para las empresas que lo apliquen.

Consolidado mensual de prestaciones sociales #

Mejoras de la pantalla:

Los controles de la pantalla se han ajustado para que no ocupen toda la pantalla, sino que estén disponibles únicamente al seleccionar el rango de proceso.

Se ha añadido un nuevo botón para consultar el estado del consolidado. Estos estados permiten identificar si los consolidados aún no han sido procesados, si han sido procesados y contabilizados (es decir, que tienen gestión contable procesada), si han sido procesados sin contabilizar (es decir, sin gestión contable) y, por último, si han sido procesados parcialmente. Este último estado indica que se ha procesado para uno o varios centros de costos, empleados o áreas, pero no para la totalidad del grupo de compensación.

Cuando la consulta de los estados presenta varios registros, tendrá la posibilidad de descarga el archivo para conocer el detalle por empleado del estado de los consolidados. El fin de los estados es que identifique si están o no procesados o si están o no contabilizados.

Cuando se presenta inconsistencias, se mostrarán en la pantalla con paginación de 10 registros. Además, se proporcionará un documento de Excel que contendrá las mismas inconsistencias, lo que facilitará un mejor filtro de búsqueda.

Para el procesamiento de los consolidados, no se han realizado cambios y continúa con la misma mecánica que antes.

Formatos DIAN #

Esta versión cuenta con la actualización del formato 2276 (Resolución 000124 del 28 de octubre del 2021) y el certificado de ingreso y retención 2023 (Resolución 000022 de 20-02-2024). Ambos de acuerdo en lo estipulado en su Resolución. Para acceder al detalle de la información de lo establecido por la norma, lo invitamos a leer el instructivo dando clic en los enlaces para cada formato. Si lo que desea conocer es el Manual del proceso de Gosem, se encuentra ubicado en la página de manuales apartado de Remuneración/Nómina.

Informes #

Contratos vencidos #

Mejora de la presentación del informe, así como la adición de filtros nuevos ubicado en el nodo de contratos.

Filtros:

• Rango de fecha inicial y fecha final.
• Tipo de contrato
• Centro de costos

Informe:

• Modificar el orden del informe en el encabezado:
  • Código del contrato, número de documento de identificación, nombre de empleado, grupo de compensación, centro de costos, tipo de salario, tipo de contrato, fecha inicio del contrato, fecha terminación del contrato.»

Auxilio de transporte en informes #

Para los informes que se describieron en la solicitud, se realizaron las adecuaciones para visualizar la opción del auxilio de transporte. Los informes afectados fueron:

• Historial de contratos
• Lista de revisión proceso de prima de servicios
• Lista de revisión proceso de cesantías
• Lista de revisión proceso de interés a las cesantías
• Lista de revisión liquidación definitiva
• Detalle liquidación definitiva

Informe licencias #

Actualización de filtros

• Grupo de compensación inicial – final
• Número de documento de identificación
• Nombre del empleado
• Tipo de ausencia.
• Fecha inicio mes de ausencia
• Fecha fin mes de ausencia

Informes Ausentismos #

Para este informe se modifica la columna de horas, se agrega hora inicial y hora final, se cambia el formato año y se valida el campo valor.

Comprobante nómina lista de empleados mes #

Para el informe se agregan filtros y se incluyen columnas según el detalle a continuación:

• Filtros:
  • Grupo de compensación inicial y final, centro de costos inicial y final, número de documento de identificación y nombre del empleado.
• Informe:
  • Se incluye las horas de salario ordinario.

Informe de revisión indemnización #

Se crea informe de revisión del proceso de la indemnización. El informe estará ubicado en el nodo de liquidaciones definitivas, los filtros son periodo, nombre del empleado, número de documento de identificación. Para los periodos solo se mostrarán aquellos que tengan indemnización para revisar.

Informe cesantías e interés a las cesantías #

Se incluye a los informes una columna donde muestren los pagados realizados durante el año para así poder identificar que pagos se presentaron y cuál es el valor real por pagar.

Autoliquidación #

Se le hace la modificación a los campos que sean monetarios de los 6 informes de autoliquidación detalles. Además, se le agrega el campo de centro de costos al informe de listado de exceso no salarial.

Portal de empleados #

• Se cambia la presentación del contrato laboral de manera que la información que allí se vea tenga una distribución clara.
• En el menú de certificados se adiciona el comprobante de nómina de vacaciones y la búsqueda de los certificados en lista.