Inicio de sesión a las aplicaciones #
Estamos encantados de presentarles una nueva interfaz de usuario que simplifica y agiliza el acceso a nuestra aplicación. Con una apariencia moderna y funcionalidades mejoradas, al ingresar a nuestro sistema de nómina.
A continuación, se presenta las nuevas características y mejoras implementadas para facilitar las tareas de nóminas. Esperamos que estas actualizaciones le brinden una experiencia más eficiente y satisfactoria al utilizar nuestra aplicación.
Configuración General #
Cambio masivo de contratos de bancos en contratos #
Hemos realizado modificaciones en el diseño de la pantalla para mejorar la funcionalidad en la búsqueda de empleados y la selección de un nuevo banco. Esta actualización les permitirá encontrar y seleccionar de manera más eficiente la información necesaria.
Es importante tener en cuenta que la revisión del cambio de banco se puede confirmar consultando en el contrato o en el informe de resumen de pago de nómina donde podrá ver los datos del nuevo banco. Esto les proporcionará una visión más clara de los detalles relacionados con los cambios de bancos realizados.
Remuneración/Nómina #
Configuración #
Creación de periodos #
Esta pantalla ha sido actualizada con importantes mejoras que se detallan a continuación:
- El campo de mes cambia para que sea seleccionado y no digitado.
- El presentar el orden de los periodos creados o periodos ordinarios será del más reciente al más antiguo.
- La descripción del campo Periodo extra para la liquidación de ausencias se amplía con el fin de explicar cómo se abordan las ausencias que serán consideradas en la liquidación del periodo adicional. Es importante tener en cuenta que durante los periodos extras no se puede realizar la liquidación de ausencias. Sin embargo, en caso de presentarse una liquidación de vacaciones o una liquidación definitiva, y en los días de salario a pagar se registra una novedad de ausencia, esta marcación será tenida en cuenta en la liquidación correspondiente de este periodo.
- En el registro de periodos creados o periodos ordinarios se añade el número del periodo y el estado actual del periodo. Los estados que se pueden visualizar son los siguientes: «Abierto» cuando el periodo está disponible para realizar liquidaciones, «Cerrado» cuando el periodo está cerrado en su totalidad y no se pueden hacer cambios, y «Parcialmente cerrado» cuando se tiene como mínimo un empleado, centro de costos o área cerrada.
Eventos #
Eliminar novedades #
En esta pantalla, encontrarás campos nuevos que te permitirán filtrar la información de manera precisa. En lo agregado está el rango de búsqueda que te facilitará encontrar los elementos específicos que necesitas eliminar.
Con los filtros seleccionados, podrás eliminar exactamente lo que estás buscando, evitando así eliminar información no deseada. Esta función te brinda mayor control y precisión al momento de eliminar registros o elementos del sistema.
Vacaciones #
El proceso de vacaciones ha sido actualizado con nuevas marcaciones que tienen un impacto en el regreso de las vacaciones y la liquidación correspondiente. En particular, se han realizado mejoras en la liquidación de vacaciones durante los periodos extras, priorizando dicho periodo para garantizar un cálculo adecuado en la liquidación de los días de nómina.
Además, se han implementado descuentos por seguridad social con el IBC del mes anterior en la nómina, considerando las cotizaciones correspondientes a la salud, pensión y FSP. Estas modificaciones aseguran una gestión precisa de los aspectos contables relacionados con las vacaciones y los pagos asociados al operador de la seguridad social.
Nuestro objetivo con estas actualizaciones es brindar una mayor claridad y precisión en el proceso de vacaciones, y permitirle al cliente tomar la decisión de las nuevas afectaciones.
Los puntos para el proceso son:
- Validación de periodo – Liquidación de nómina: Se adiciona una validación donde menciona que en el rango de fechas del periodo a liquidar se encuentra unas vacaciones ingresadas y que debe definir cuál proceso de liquidación tiene prioridad, si las vacaciones o el periodo ordinario teniendo claridad de los días a liquidar. Adicional tenga en cuenta que no dejará continuar con la liquidación de la nómina para el periodo ordinario hasta definir lo que sucederá con la liquidación de los periodos de vacaciones y este no puede ser simplemente con la acción de limpiar periodo, sino liquidación total del periodo de vacaciones y cierre del mismo.
- Marcación para No cotizar en seguridad social vacaciones para el día 31: Esta marcación permite no cotizar por el día 31 cuando en la liquidación de las vacaciones contenga el pago de estás. Para realizar la configuración de esta marcación diríjase a la pantalla de Grupo de compensación que se encuentra en la ruta: Remuneración/Nómina/Configuración/Definición empresa/Grupos de compensaciones/ Campo al final de la pantalla lado izquierdo.
- Descuento en nómina con el IBC del mes anterior para los aportes de salud, pensión y fondo de solidaridad pensional. En el actual proceso de seguridad social, se lleva a cabo la cotización para las vacaciones utilizando el IBC del mes anterior. Esta práctica seguirá en vigor para cumplir con las normativas establecidas. Sin embargo, en la nómina, las deducciones de los aportes a la seguridad social se realizan sobre el salario devengado en el mes actual. Debido a las diversas opiniones sobre si se debe o no realizar el descuento de los aportes a la seguridad social con el IBC del mes anterior, se ha implementado una opción que permite aplicar el descuento en la nómina cuando se realice el pago de las vacaciones. Este descuento se realizará utilizando el IBC correspondiente al mes anterior al inicio de las vacaciones. Para realizar la configuración de esta marcación diríjase a la pantalla de Grupo de compensación que se encuentra en la ruta: Remuneración/Nómina/Configuración/Definición empresa/Grupos de compensaciones/ Campo al final de la pantalla lado derecho.
- Día regreso de vacaciones: En la pantalla de Vacaciones se presenta un nuevo campo que se llama Regresa de vacaciones el dónde se deberá indicar si su día de regreso será al siguiente día así no se hábil o al siguiente día hábil como hace su proceso hoy.
Procesos #
Contables
Asignación de cuentas #
Remuneración/Nómina/Configuración/Configuración contable
Se reestructura la pantalla para que al configurar el nit para los conceptos de deducciones se presente la etiqueta ¿Utilizar NIT a contabilizar para este concepto? Y este asociado al concepto selecciona, es decir, que ya no será registro por registro. De la pantalla se retira el campo porcentaje, la función de exigencia de este campo, y verlo en los registros que se encuentran guardados. La configuración del Nit a contabilizar solo puede ser visible para el grupo de conceptos deducciones y tipo cuenta Normal.
Gestión contable #
Se ha implementado una funcionalidad que condiciona la visualización de los comprobantes contables generados. Ahora, para poder ver estos comprobantes, al hacer clic en el botón «Cargar» y seleccionar el comprobante contable.
Esta mejora tiene como objetivo facilitar la identificación de los comprobantes contables generados y, a su vez, permite identificar aquellos que aún no han sido procesados. De esta manera, se tiene un mayor control y seguimiento de los comprobantes contables faltantes por procesar.
En la interfaz de visualización del comprobante procesado, se han añadido dos campos adicionales. El primero de ellos permite identificar si el comprobante presenta descuadre y muestra el valor que se ha cuadrado. Esta función es útil para verificar si el comprobante está equilibrado en términos contables.
La segunda opción es la descarga de un documento de Excel que proporciona información básica sobre el comprobante contable que ha generado. Es importante tener en cuenta que este documento no es el comprobante contable general, sino un informe completamente diferente al habitual que es comprobante general contable y que de igual manera podrá seguir usando.
Envío de comprobante de nómina al correo electrónico #
Diseño del comprobante cuerpo del mensaje, se adecua el comprobante de nómina para que la visualización de este sea más fresca y atractiva en la distribución de los campos. De esta manera se facilita la lectura del comprobante.
Nómina electrónica #
Mensaje de fechas de transmisión de Nómina Electrónica: Cada mes se habilita de manera automática una ventana emergente con un mensaje recordatorio donde enseña el rango de fechas para hacer el envío de la nómina electrónica, el mensaje tiene dos opciones decisivas para mostrarlo; la primera es, el icono X que se encuentra en la equina derecha de cuadro de mensaje, este permite ocultar parcialmente la ventana emergente y cuando se ingrese de nuevo a la aplicación se volverá a mostrar, la acción de darle clic a la X puede suceder las veces que sean necesarias hasta la fecha final del envío de los documentos que es el último día hábil establecido en el calendario tributario. La segunda opción es No volver a mostrar esta acción lo que hace es No volver a mostrar la ventana hasta el mes siguiente donde presente las nuevas fechas de transmisión de nómina electrónica.
Estos puntos donde se hicieron cambios son:
- Informe detalle soporte de pago nómina electrónica: Se habilita la columna de valor para que esté se pueda usar para suma, ya que su formato anterior era texto e impedía hacer esta acción.
- Conceptos que según su naturaleza los valores están en negativo o positivo, este también aplica para el envío de consolidado de prestaciones sociales y en el cálculo del mes el valor de negativo. La etiqueta por la que se lleva dicho valor es Otras deducciones.
- Notas de ajuste: Al realizar las actualizaciones de estado una vez se enviaban las notas de ajuste, y el empleado por alguna razón cambiaba de número de documento de identificación como sucede con algunos extranjeros, el sistema tomaba el nuevo número de identificación y no el número con el que se había enviado la nómina individual; para esta versión el sistema lo hará con el número de documento de identificación enviado en la nómina individual.
Configuración de nómina electrónica #
Durante los últimos meses se han presentado diferentes posturas con referencia a la información que se envía a la DIAN frente a las prestaciones sociales, el alcance que se encuentra en la aplicación de GOSEM se ha adecuado, lo anterior ha permitido que se tomen las decisiones que sean del caso a partir de los conceptos y determinaciones que se entreguen desde los asesores tributarios, equipos financieros o revisores fiscales al interior de cada organización.
La configuración para el envío de las prestaciones sociales se efectúa a través de la pantalla de Configuración de nómina electrónica, y es necesario resaltar que la responsabilidad en cuanto a la configuración se encuentra en cada una de las organizaciones a partir de los lineamientos y evaluación que se realice al interior de cada entidad. Hoy GOSEM presenta la posibilidad de enviar los pagos realizados al empleado por prestaciones sociales en el mes, enviar los valores consolidados en el mes por las prestaciones sociales, y en caso de existir pagos en el mes si se envían tanto los pagos como los consolidados mensuales priorizar el envío de los pagos. Como se evidencia GOSEM ha establecido algunas opciones para que, en cada empresa según sea el caso, se tome la mejor decisión en cuanto al envío de estos valores.
De igual forma, desde SíGH estamos enfocados en la evolución de nuestros productos y en la búsqueda de entregarle a nuestros clientes soluciones más amplias según sus necesidades, para ello se realiza una nueva alternativa que permita realizar el envío de los consolidados mensuales de prestaciones sociales acumulados en el año, como se menciona en el párrafo anterior la configuración se hace en la pantalla de configuración de nómina electrónica y es responsabilidad de la empresa hacer la marcaciones correspondientes de lo que se envía a la DIAN y el análisis de las opciones marcadas por cada una de las prestaciones sociales.
- Marcación Mensual: Permite hacer el envío de los consolidados de las prestaciones sociales por cada una de las prestaciones sociales a cada uno de los empleados activos, el valor que lleva es lo correspondiente a la provisión de este mes.
- Marcación Anual: Permite hacer el envío de los consolidados de las prestaciones sociales de manera totalidad por cada una de las prestaciones sociales si así realizará la marcación a cada uno de los empleados activos, para el personal retiro se hace el reporte de los valores en el mes del retiro.
- Marcación No enviar consolidado de prestaciones sociales: Como lo indica la descripción no realiza envío de estos valores que se hacen mensualmente en el proceso de los consolidados mensuales de prestaciones sociales.
Informes #
Comprobante de nómina #
Ruta: Remuneración/Nómina/Informes/Informes estándar
- En las diferentes listas desplegables de filtros en los informes se podrá visualizar el estado del contrato (ACTIVO/INACTIVO) del empleado concatenado con el nombre.
- Informe estado de periodos cerrados (Nodo de revisiones) permite visualizar el estado del periodo sea abierto o cerrado.
- Comprobante de liquidación definitiva (Comprobante Liquidación de contratos) es un documento que muestra de manera detallada la liquidación final de un empleado. Este comprobante se presenta en formato similar al de un comprobante de nómina empleado y ofrece información relevante sobre los pagos y deducciones relacionados con el contrato finalizado. Además, se ha habilitado la opción de descargar múltiples Comprobantes de Liquidación de contratos de forma masiva. Esto permite agilizar el proceso y obtener todos los documentos necesarios en una solo descarga.
- Autoliquidación general: Se adiciona el campo de actividad económica.
Portal de empleados #
Vacaciones causadas #
La pantalla muestra un desglose detallado del historial vacaciones del empleado. En esta pantalla, hemos incluido mensajes explicativos para asegurar una comprensión precisa de cada campo y su función correspondiente. Estos mensajes brindarán claridad y orientación adicional al utilizar la pantalla de vacaciones.
Directorio empresarial #
Desde la pantalla de configuración que se encuentra en la ruta: Administración personal/Sección hojas de vida/Directorio empresarial se realiza las marcaciones correspondientes de los datos que se ven en el portal de empleados. Se modifica el diseño y configuración donde por cada uno de los ítems del directorio empresarial se podrá dar la opción de poder visualizarlos en el portal de empleados. Esto para facilitar el hecho de ocultar información necesaria según la configuración establecida.
Aprobar ausencias #
Se agrega en la pantalla de ausencias en GH que se encuentra en la ruta Remuneración/Nómina/Eventos/Ausencias/Pestaña Solicitudes de ausencia
Un nuevo estado donde se permite realizar el rechazo de la ausencia, y en caso de ser necesario se podrá ingresar una nueva solicitud con las mismas fechas.
Disminución de la jornada laboral #
Para conocer la configuración a realizar y a partir de cuando, de clic en el siguiente botón.
Con la presentación de este último punto, hemos finalizado la entrega de la versión. Esperamos que estas mejoras sean de gran ayuda en los procesos de nómina, brindando una experiencia más eficiente y facilitando la gestión de la información. Estamos comprometidos en seguir trabajando para ofrecer soluciones que optimicen sus operaciones y satisfagan sus necesidades.
