GOSEM NOMIPYME

Estimados clientes,

Nuestra gratitud hacia ustedes, nuestros estimados clientes, es profunda. Son la piedra angular de nuestra excelencia continua y es gracias a su confianza y apoyo que avanzamos. Valoramos su fidelidad y la colaboración que hemos cultivado.

Por eso nos emociona presentarles esta nueva versión del software GOSEM. Hemos mejorado sus características para adaptarse aún más a sus necesidades y hemos refinado su interfaz para que cada interacción sea fluida.

Una vez más, les damos las gracias por permitirnos ser parte de su trayectoria y crecimiento. Juntos, seguiremos impulsando el alcance del software.

ACTUALIZACIÓN REALIZADA

Navegación de la aplicación #

Característica de la contraseña #

Se presenta un nuevo icono en la aplicación, explicado en el vídeo de navegación, ayuda a identificar las pautas para crear una contraseña segura. Se recomienda revisar estas especificaciones antes de crear una contraseña para recordar la cantidad de caracteres requerida y los diferentes tipos de caracteres que se deben incluir. Las pantallas donde se visualizará el icono son:

• Portal de empleados – Pantalla de cambio de contraseña.
• Pantalla de cambio de contraseña.

Contratos #

Bloque datos básicos vinculación

Auxilio de transporte #

Marcación de auxilio de transporte: Hoy se presenta que solo con la marcación era suficiente para el pago de auxilio de transporte, pero con esta versión tenemos la posibilidad de una opción adicional en la que se tiene que entender primero antes de hacer la marcación. Las alternativas para esta nueva versión son:

1. Auxilio siempre: Efectúa el pago del auxilio de transporte sin importar que los ingresos salariales superen el tope.
2. Auxilio si tiene derecho: Efectúa el pago del auxilio de transporte teniendo en cuenta el tope de los dos salarios mínimos.

La marcación para los empleados que hoy la tienen, continuarán en la opción Si tiene derecho ya que está es la opción habitual que se tenía en las versiones anteriores.

También contará con fecha de terminación para el pago del auxilio de transporte, es decir, que al quitar la marcación porque el empleado ya no tiene derecho se va a obligar el ingreso de esta fecha y de esta forma se pueda identificar para tener en cuenta en la liquidación de prestaciones sociales.

Bloque definiciones de contrato

Básico mes #

El campo básico mes solo se puede modificar para los contratos nuevos que no hayan sido liquidados. Para los demás contratos, incluidos los de aprendices, se debe realizar un aumento o disminución a través de la pantalla correspondiente, ubicada en Remuneración/Nómina/Procesos/

Forma de pago #

Puede cambiar la forma de pago de un empleado, incluso si ya tiene una cuenta de consignación registrada. Los datos existentes no se borrarán. También puede revertir el cambio sin problemas, y la información de la cuenta bancaria del empleado no se perderá.

Bloque seguridad social

Actividad económica #

Aplican solo para aquellas empresas en situaciones en las que la Administradora de riesgos profesionales para un empleado asigne una clase de riesgos diferente por tareas que no están directamente relacionadas con la actividad principal de la empresa. En caso de usted requerir actividades económicas secundarias, lo invitamos a ingresar una solicitud para le entreguen el soporte necesario para hacer la configuración.

Cuando se hayan configurado las actividades económicas adicionales, el usuario debe seleccionar la actividad económica que corresponda para el empleado en el campo actividad económica. Esta será la que se llevará en la seguridad social si es el caso. De lo contrario, se utilizará la actividad económica configurada de manera general para la compañía.

La selección de una actividad económica incorrecta puede generar inconvenientes con la seguridad social. Sin embargo, es posible corregir el error en esta pantalla, eliminar la autoliquidación procesada y subir de nuevo el archivo al operador de planilla. Por lo tanto, es importante revisar la seguridad social antes de subir al operador de planilla.

Bloque retención en la fuente

Retención en la fuente #

En este bloque tenemos nuevos campos que deberán ser actualizados para garantizar de manera efectiva el proceso de retención en la fuente y los formatos DIAN.

Beneficios tributarios

Se cambia la etiqueta de Fecha de vencimiento por Rango de fechas en la Deducción por corrección monetaria; en esta etiqueta se incluye el ingreso de la fecha inicial para reflejar el periodo completo durante el cual se aplicará el beneficio tributario en el proceso de retención en la fuente.

Se cambia la etiqueta de Fecha de vencimiento por Rango de fechas en la Deducción por medicina prepagada; en esta etiqueta se incluye el ingreso de la fecha inicial para reflejar el periodo completo durante el cual se aplicará el beneficio tributario en el proceso de retención en la fuente.

Dependientes económicos: El campo Personas a cargo se ha renombrado a Dependientes económicos. Además, se ha agregado un cuadro de ingreso para que los empleados puedan informar sobre sus dependientes económicos. Esta información se verá reflejada en los procesos de los formatos DIAN.

Además, se ha agregado un cuadro de ingreso para que los empleados puedan informar sobre sus dependientes económicos. Esta información se verá reflejada en los procesos de los formatos DIAN.

Ingreso de dependientes económicos manual o por importación:

• Manual: Al marcar se habilita un cuadro para el ingreso de las dependientes, el único campo opcional es la Fecha final de la dependencia económica para los demás campos son obligatorios.
• Importación: Al marcar la opción, se habilita un cuadro donde podrá dar clic en la opción Importar dependientes y habilitará nuevamente un cuadro de importación con las especificaciones que hoy se conoce para cualquier proceso de importación.

Se agrega icono de admiración donde se describe el límite de UVT y valor que corresponde por el beneficio tributario. Teniendo en cuenta que esta información es informativa y que en el proceso de retención en la fuente según sus topes no se podrá tener en cuenta.

Información del proceso:

• Fecha final no es obligatoria en caso de no conocerla.
• El dependiente puede ser eliminado y si lo hace se borra el registro total de la tabla, si se quiere conservar el historial inactívelo. Aquí la fecha final se convierte obligatoria.
• El contrato activo permite el ingreso de 4 registros activos.
• Puede hacer actualización del registro existente y siempre y cuando el contrato del empleado este activo en los campos:
  • Nombres y apellidos.
  • Número de documento de identificación: Si va a actualizar este campo debe inactivar el registro e ingresar uno nuevo, esto permite garantizar que no se sobre escriba un dependiente y que se conserve el registro anterior.
  • Parentesco.
  • Fecha inicial de la dependencia económica.

Proceso de retención en la fuente:

• Si tiene marcación y tiene personas activas se tendrá en cuenta en el proceso.
• Si no tiene la marcación, pero tiene personas activas no se tendrá en el proceso de retención.
• Si tiene marcación y no tiene beneficiario con fechas validas no se tendrá en cuenta en el proceso.
• Si no tiene marcación y no tiene beneficiario nada hace.
• Si tiene marcación y no tiene beneficiario se tendrá en cuenta en el proceso ya que no se obliga los dependientes por ser un proceso nuevo donde no hay configuración, pero tenga en cuenta que si se requiere s en los formatos DIAN se debe hacer el ingreso de esta información de manera obligatoria.

Generar nuevo contrato #

En este proceso se realizarán las siguientes mejoras significativas:

• Al realizar la marcación presentará el siguiente mensaje de validación: “Se va a generar un nuevo contrato a partir de un contrato inactivo es necesario tener en consideración el diligenciamiento de los campos obligatorios y la actualización de campos suplementarios. Los campos obligatorios incluyen la fecha de ingreso, cargo, fecha de terminación (si aplica), básico mes, tipo de cotizante y procedimiento de retención.” Y enmarcará los campos obligatorios en color verde.
• Las administradoras activas se conservan y se actualiza las fechas de estás con la nueva fecha de ingreso del empleado. Para las administradoras que tengan inactivas, no se mostrarán con este nuevo contrato, quedan registradas bajo el contrato anterior y se puede consultar por su respectivo informe.
• El bloque de retención en la fuente se limpia para que el cliente ingrese de nuevo los beneficios tributarios que tenga el empleado, esto con el fin de garantizar que los datos aquí ingresados sean los actuales.

Informes

Historial de contratos: Se adiciona la columna actividad económica en el bloque de definición contratos ubicada entre los campos de Centro de trabajo y Estado de contrato, en este campo solo será visible la configuración que se realice directamente en el contrato del empleado. 

Historial dependientes económicos: El nuevo informe se encuentra en el nodo de contratos. Este informe permite visualizar el empleado al que se ha relacionado el dependiente y el estado del dependiente económico.

Contratos administradoras seguridad social: Se mejoraron las etiquetas del informe para incluir el nombre de la administradora en los campos de fecha y estado administradora.

Configuración / Nómina electrónica #

Debido a la diversidad de posturas de los asesores tributarios, contadores y revisores fiscales, se han presentado diferentes maneras de reportar las prestaciones sociales a la DIAN. Para garantizar el cumplimiento de las transmisiones según la posición de cada empresa, se explica la funcionalidad de las marcaciones y las acciones que se realizan según cada marcación o combinación de marcaciones.

• Marcación en Reportar en los documentos de nómina electrónica los valores correspondientes a pagos realizados al empleado por concepto de PS y en Reportar en los documentos de nómina electrónica los valores correspondientes al concepto de PS en el proceso de Consolidado de prestaciones sociales de manera:  Mensual
  • Al hacer estas dos marcaciones anteriores muestra las líneas siguientes, esto quiere decir, que solo se podrán configurar si cumplen las marcaciones mencionadas con anterioridad en el párrafo anterior:
    • En caso de existir pago al empleado por concepto de Cesantías. en el mes, priorizar el reporte de los valores pagados y no reportar el valor del consolidado mes.
    • Reportar en los documentos de nómina electrónica los valores consignados a las administradoras de cesantías por concepto de Cesantías. (SOLO APLICA PARA CESANTÍAS).

• Marcación en Reportar en los documentos de nómina electrónica los valores correspondientes a pagos realizados al empleado por concepto de PS y en Reportar en los documentos de nómina electrónica los valores correspondientes al concepto de PS en el proceso de Consolidado de prestaciones sociales de manera:  Anual
  • Oculta la fila inferior que contiene las opciones de En caso de existir pago al empleado por concepto de Cesantías. en el mes, priorizar el reporte de los valores pagados y no reportar el valor del consolidado mes y Reportar en los documentos de nómina electrónica los valores consignados a las administradoras de cesantías por concepto de Cesantías, estás no deben llevar marcación y si se marcan que se quitan la marcación.

• La combinación de marcar Reportar en los documentos de nómina electrónica los valores correspondientes a pagos realizados al empleado por concepto de PS y Reportar en los documentos de nómina electrónica los valores correspondientes al concepto de PS en el proceso de Consolidado de prestaciones sociales de manera: Anual lleva el saldo de la cuenta contable.

• Y cuando la marcación solo este para Reportar en los documentos de nómina electrónica los valores correspondientes al concepto de PS en el proceso de Consolidado de prestaciones sociales de manera: Anual lleva la suma del consolidado mes.

• Marcación que habilite la pregunta de llevar el saldo negativo que se presente en el consolidado de la prestación social, donde la marcación indique SI o la no marcación indique que no llevará este saldo en negativo, esto al seleccionar la opción Reportar en los documentos de nómina electrónica los valores correspondientes al concepto de PS en el proceso de Consolidado de prestaciones sociales de manera: Anual o Mensual, para No enviar consolidado de prestaciones sociales no aplica el habilitar dicha pregunta.

Eventos / Ausencias #

Las descripciones explicativas en la estructura de importación de ausencias se actualizaron para que sean claras y concisas. El enfoque de la actualización se centró en los permisos para garantizar que la información sea suficiente al momento de completar los campos.

Licencia remunerada: Se agregó un nuevo campo al bloque de configuración de pago de licencias remuneradas. Este campo solo se muestra cuando se selecciona la opción Salario básico. La marcación es, En caso de existir aumento entre las fechas de la licencia remunerada ¿Desea pagar los días de licencia remunerada según el salario básico que corresponda? Si el aumento salarial se produjo después del ingreso de la licencia remunerada, los días de la licencia se liquidarán con el nuevo salario. Si no hay marcación, se liquidarán con el salario que tenía el empleado en el momento de ingresar la licencia.

Eventos / Incapacidad #

Se agregó un nuevo campo al bloque de configuración de pago de incapacidades. Este campo solo se muestra cuando se selecciona la opción Salario básico. La marcación es, En caso de existir aumento entre las fechas de la licencia remunerada ¿Desea pagar los días de incapacidad según el salario básico que corresponda? Si el aumento salarial se produjo después del ingreso de la incapacidad, los días de la incapacidad se liquidarán con el nuevo salario. Si no hay marcación, se liquidarán con el salario que tenía el empleado en el momento de ingresar la incapacidad.

Procesos / Cesantías #

1. Nuevo color del modal para el mensaje normativo.
2. Ingreso de cesantías hasta una fecha corte inferior al periodo de liquidación.
3. Mensaje de validación cuando la fecha es superior al periodo de liquidación.
4. Mensaje de validación recordándole al usuario que la liquidación de estas se hará hasta el último periodo cerrado con fecha final menor o igual a la fecha de liquidación parcial de cesantías.
5. Ingreso doble de los procesos de cesantías.
6. Cierre de cesantías:
   • Botón de cierre de cesantías
   • Validación de cesantías ingresadas sin liquidar o liquidadas sin cerrar el proceso de cesantías.

Informes / Informes nómina #

Autoliquidación #

Los informes Listado exceso no salarial por mes y Revisión detalle exceso no salarial por empleado se han actualizado para incluir un detalle más amplio del proceso de discriminación de información. Esto permitirá entender mejor cómo se calcula el exceso no salarial e identificar con claridad los conceptos que se tienen en cuenta.

Cesantías #

Los informes de cesantías fueron modificados y adaptados, tanto en su contenido como en los filtros de búsqueda. Los cambios específicos son los siguientes:

• Comprobante liquidación cesantías anuales: Para este se realizaron cambios en los filtros y el diseño del comprobante de cesantías; de los filtros, solo el campo periodo es obligatorio. Los demás filtros son opcionales y algunos fueron retirados de la pantalla. Cabe recordar que el periodo solo estará visible si se encuentra cerrado. Esto garantiza que la información del comprobante sea la realmente consignada al fondo de cesantías.
• Comprobante liquidación interés a las cesantías: Para este se realizaron cambios en los filtros y el diseño del comprobante de cesantías; de los filtros, solo el campo periodo es obligatorio. Los demás filtros son opcionales y algunos fueron retirados de la pantalla. Cabe recordar que el periodo solo estará visible si se encuentra cerrado.
• Historial cesantías: Se agregaron filtros de búsqueda para permitir a los usuarios depurar sus resultados. El campo de año se mantuvo como obligatorio para garantizar la precisión de los resultados. Además, se agregó un nuevo tipo de cesantía a los filtros para diferenciar las liquidaciones definitivas de las liquidaciones parciales. Anteriormente, estas dos categorías no se diferenciaban, lo que dificultaba la búsqueda de información específica.

• Lista revisión proceso liquidación de interés a las cesantías: Se agrega una columna para indicar la administradora del fondo de cesantías.
• Lista revisión proceso liquidación de cesantías: Se agrega una columna para indicar la administradora del fondo de cesantías.

Para el portal de empleados se incluyeron el módulo de certificados los comprobantes de cesantías anuales e interés a las cesantías.

Y para el envío de comprobante al correo electrónico, se cambió el diseño del comprobante.

Estos cambios mejoran su experiencia y garantizan la precisión de la información.

Nómina electrónica #

Se agregan nuevos filtros y se adiciona el prefijo y el número del consecutivo NE a los informes.

• Detalle soporte de pagos nómina electrónica.
• Representación gráfica de la nómina electrónica.
• Soporte de pagos nómina electrónica.

Revisión retención en la fuente #

En el listado de informes que encontrará a continuación podrá visualizar informes existentes mejoras y nuevos informes que le permitirán una revisión detallada del proceso de retención en la fuente.

• Historial de beneficios tributarios – Informe nuevo
  • De este informe el objetivo es presentar el historial de las distintas configuraciones realizadas en el bloque de la retención en la fuente de la pantalla de contratos.

• Historial de topes de la retención en la fuente – Informe nuevo
  • En el informe de topes se mostrará el control del saldo de las rentas exentas de trabajo (25%) y deducciones, rentas exentas y rentas exentas trabajo (40%).

• Lista revisión de retención comparativo – Informe nuevo
  • Como su informe lo dice es un comparativo de la retención en la fuente con la retención en la fuente contingente.

• Lista revisión de retención contingente – Informe nuevo

• Lista revisión retención en la fuente – Informe nuevo
  • El detalle de informe discrimina ingresos, descuentos no constitutivos de renta, topes, límites, beneficios tributarios, subtotales y otros datos. Lo invitamos a revisar este informe para conocer lo minucioso de su información. Es importante tener en cuenta que la información de este informe corresponde a la liquidación realizada a partir de la versión 16.06, ya que es a partir de esta versión que se consulta este detalle.

• Resumen retención en la fuente en lista – Informe nuevo
  • El presente informe proporciona información básica sobre el proceso de retención en la fuente. Esta información le permitirá encontrar la información precisa que necesita.

• Revisión de retención en la fuente – Informe mejorado
  • Para una mejor comprensión del proceso, se realizó para cada bloque de depuración el detalle correspondiente del proceso de retención en la fuente.

• Revisión de retención en la fuente comparativo – Informe nuevo

• Revisión de retención en la fuente contingente – Informe nuevo

• Revisión retención lista contingente – Informe nuevo

¡Hemos concluido la entrega de la versión, agradecemos a ustedes ya que nuestra evolución es gracias a su apoyo y confianza!