GOSEM NÓMINA

Navegación de la aplicación #

Característica de la contraseña #

Se presenta un nuevo icono en la aplicación, ayuda a identificar las pautas para crear una contraseña segura. Se recomienda revisar estas especificaciones antes de crear una contraseña para recordar la cantidad de caracteres requeridos y los diferentes tipos de caracteres que se deben incluir. Las pantallas donde se visualizará el icono son:

• Aplicación GH – Pantalla de creación de usuario.
• Portal de empleados – Opción de cambio de contraseña.
• Portal de reclutamiento – Cambiar clave
• Portal de reclutamiento – Registrarse

La actualización de los datos y procesos en GOSEM consiste en modificar archivos para la funcionalidad del sistema. Esta actualización se realiza previa al ingreso de la aplicación y tiene una duración de segundos.

Actualización de archivos #

Contratos #

Bloque datos básicos vinculación

Auxilio de transporte #

Marcación de auxilio de transporte: Hoy se presenta que solo con la marcación era suficiente para el pago de auxilio de transporte, pero con esta versión tenemos la posibilidad de una opción adicional en la que se tiene que entender primero antes de hacer la marcación. Las alternativas para esta nueva versión son:

1. Auxilio siempre: Efectúa el pago del auxilio de transporte sin importar que los ingresos salariales superen el tope establecido en la pantalla de Definiciones generales.
2. Auxilio si tiene derecho: Efectúa el pago del auxilio de transporte siempre y cuando los ingresos salariales no superen el tope establecido en la pantalla de Definiciones generales.

La marcación para los empleados que hoy la tienen continuará en la opción Si tiene derecho ya que está es la opción habitual que se tenía en las versiones anteriores.

También contará con fecha de terminación para el pago del auxilio de transporte, es decir, que al quitar la marcación porque el empleado ya no tiene derecho se va a obligar el ingreso de esta fecha y de esta forma se pueda identificar para tener en cuenta en la liquidación de prestaciones sociales.

Bloque definiciones de contrato

Básico mes #

El campo básico mes solo se puede modificar para los contratos nuevos que no hayan sido liquidados. Para los demás contratos, incluidos los de aprendices, se debe realizar un aumento o disminución a través de la pantalla correspondiente, ubicada en Remuneración/Nómina/Procesos/

Forma de pago #

Puede cambiar la forma de pago de un empleado, incluso si ya tiene una cuenta de consignación registrada. Los datos existentes no se borrarán. También puede revertir el cambio sin problemas, y la información de la cuenta bancaria del empleado no se perderá.

Bloque seguridad social

Beneficiario UPC #

Se realizan las siguientes mejoras:

• Las validaciones del ingreso de la información del beneficiario.
• Al ingresar el beneficiario solo se podrá guardar activo, es decir, que la opción de estado no deberá ser seleccionada.
• El registro se podrá inactivar para que no se realicen más aportes y con este estado conserva el historial del beneficiario ya que si se elimina NO conserva el registro antes mencionado.
• Cuando un beneficiario este inactivo no se podrá modificar, en caso de requerir activarlo nuevamente le puede dar clic en botón modificar, aunque le presente la siguiente validación «No es posible realizar la modificación del beneficiario, su estado esta inactivo; si desea activar el beneficiario, continúe con el diligenciamiento de la nueva información después del cierre de este mensaje”. Le cargará los datos básicos y podrá continuar con el diligenciamiento de los demás datos para ser actualizados y guardados.

Actividad económica #

Aplican solo para aquellas empresas en situaciones en las que la Administradora de riesgos profesionales para un empleado asigne una clase de riesgos diferente por tareas que no están directamente relacionadas con la actividad principal de la empresa. En caso de usted requerir actividades económicas secundarias, lo invitamos a que realice las siguientes configuraciones:

Deberá seleccionar el grupo de compensación inicial y final y la segunda actividad económica a configurar, cuando la tenga seleccionada continue dando clic en el botón Guardar y listo.

2. Diríjase a la pantalla de contratos para asignarle la actividad económica al empleados o empleados que corresponda.

• Administración personal/Sección contratos/Contratos
• Remuneración/Nómina/Configuración/Definición nómina/Contratos

Esta acción deberá hacer para cada actividad económica secundaria que debe crear, y de igual forma será para asignarle al empleado la actividad económica.

3. Seguridad social ubicada en la ruta Remuneración/Nómina/Procesos/Autoliquidación.

En el proceso de la seguridad social se incluye la configuración que existe en el contrato del empleado para que esta sea la que se visualice en el informe de la autoliquidación general y de esta misma forma se lleve en el archivo plano del operador de planilla.

Para conocer más detalle de este proceso, se puede dirigir al manual de contratos – actividades económicas.

Retención en la fuente #

En este bloque tenemos nuevos campos que deberán ser actualizados para garantizar de manera efectiva el proceso de retención en la fuente y los formatos DIAN.

Beneficios tributarios

• Se cambia la etiqueta de Fecha de vencimiento por Rango de fechas en la Deducción por corrección monetaria; en esta etiqueta se incluye el ingreso de la fecha inicial para reflejar el periodo completo durante el cual se aplicará el beneficio tributario en el proceso de retención en la fuente.
• Se cambia la etiqueta de Fecha de vencimiento por Rango de fechas en la Deducción por medicina prepagada para reflejar el periodo durante el cual se aplicará el beneficio tributario en el proceso de retención en la fuente.

• Dependientes económicos: El campo Personas a cargo se ha renombrado a Dependientes económicos. Además, se ha agregado un cuadro de ingreso para que los empleados puedan informar sobre sus dependientes económicos. Esta información se verá reflejada en los procesos de los formatos DIAN.
  • Ingreso de dependientes económicos manual o por importación:
    • Manual: Al marcar se habilita un cuadro para el ingreso de las dependientes, el único campo opcional es la Fecha final de la dependencia económica para los demás campos son obligatorios.
    • Importación: Al marcar la opción, se habilita un cuadro donde podrá dar clic en la opción Importar dependientes y habilitará nuevamente un cuadro de importación con las especificaciones que hoy se conoce para cualquier proceso de importación.
• Se agregó un icono de admiración para indicar el límite de UVT y valor del beneficio tributario. Es importante tener en cuenta que esta información es la establecida por la norma, pero en el proceso de retención en la fuente puede variar debido a los topes o límites establecidos.
• Información del proceso
  • Fecha final no es obligatoria en caso de no conocerla.
  • El dependiente puede ser eliminado y si lo hace se borra el registro total de la tabla, si se quiere conservar el historial inactívelo. Aquí la fecha final se convierte obligatoria.
  • El contrato activo permite el ingreso de 4 registros activos.
  • Puede hacer actualización del registro existente y siempre y cuando el contrato del empleado este activo:
    • Nombres y apellidos.
    • Número de documento de identificación: Si va a actualizar este campo debe inactivar el registro e ingresar uno nuevo, esto permite garantizar que no se sobre escriba un dependiente y que se conserve el registro anterior.
    • Parentesco
    • Fecha inicial de la dependencia económica.
• Proceso de retención en la fuente
  • Si tiene marcación y tiene personas activas se tendrá en cuenta en el proceso.
  • Si no tiene la marcación, pero tiene personas activas no se tendrá en el proceso de retención.
  • Si tiene marcación y no tiene beneficiario con fechas validas no se tendrá en cuenta en el proceso.
  • Si no tiene marcación y no tiene beneficiario nada hace.
  • Si tiene marcación y no tiene beneficiario se tendrá en cuenta en el proceso ya que no se obliga los dependientes por ser un proceso nuevo donde no hay configuración, pero tenga en cuenta que si requiere sea visible en los formatos DIAN se debe hacer el ingreso de esta información.

Generar nuevo contrato #

En este proceso se realizarán las siguientes mejoras significativas:

• Al realizar la marcación presentará el siguiente mensaje de validación: “Se va a generar un nuevo contrato a partir de un contrato inactivo es necesario tener en consideración el diligenciamiento de los campos obligatorios y la actualización de campos suplementarios. Los campos obligatorios incluyen la fecha de ingreso, cargo, fecha de terminación (si aplica), básico mes, tipo de cotizante y procedimiento de retención.” Y enmarcará los campos obligatorios en color verde.

• Las administradoras activas se conservan y se actualiza las fechas de estás con la nueva fecha de ingreso del empleado. Para las administradoras que tengan inactivas, no se mostrarán con este nuevo contrato, quedan registradas bajo el contrato anterior y se puede consultar por su respectivo informe.
• Se dejan limpios los campos del bloque de retención en la fuente para que el usuario actualice los beneficios tributarios del empleado. Esto garantiza que los datos sean los más recientes.

Informes #

• Historial de contratos: Se adiciona la columna actividad económica en el bloque de definición contratos ubicada entre los campos de Centro de trabajo y Estado de contrato, en este campo solo será visible la configuración que se realice directamente en el contrato del empleado. 
• Dependientes económicos: El nuevo informe se encuentra en el nodo de contratos. Este informe permite visualizar el empleado al que se ha relacionado el dependiente y el estado del dependiente económico.
• Contratos administradora seguridad social: Se mejoraron las etiquetas del informe para incluir el nombre de la administradora en los campos de fecha y estado administradora.

Configuración – Definiciones generales/Retención en la fuente #

Se ha implementado una nueva configuración para definir la frecuencia del límite o tope de la retención en la fuente en el descuento de rentas exentas de trabajo 25% y deducciones rentas exentas y rentas exentas de trabajo 40%. La ruta para esta configuración es Remuneración/Nómina/ Configuración/ Definición empresa/Definiciones generales.     

Configuración – Configuración nómina electrónica #

Debido a la diversidad de posturas de los asesores tributarios, contadores y revisores fiscales, se han presentado diferentes maneras de reportar las prestaciones sociales a la DIAN. Para garantizar el cumplimiento de las transmisiones según la posición de cada empresa, se explica la funcionalidad de las marcaciones y las acciones que se realizan según cada marcación o combinación de marcaciones.

• Marcación en Reportar en los documentos de nómina electrónica los valores correspondientes a pagos realizados al empleado por concepto de PS y en Reportar en los documentos de nómina electrónica los valores correspondientes al concepto de PS en el proceso de Consolidado de prestaciones sociales de manera:  Mensual
  • Al hacer estas dos marcaciones anteriores muestra las líneas siguientes, esto quiere decir, que solo se podrán configurar si cumplen las marcaciones mencionadas con anterioridad en el párrafo anterior:
    • En caso de existir pago al empleado por concepto de Cesantías. en el mes, priorizar el reporte de los valores pagados y no reportar el valor del consolidado mes.
    • Reportar en los documentos de nómina electrónica los valores consignados a las administradoras de cesantías por concepto de Cesantías. (SOLO APLICA PARA CESANTÍAS).

• Marcación en Reportar en los documentos de nómina electrónica los valores correspondientes a pagos realizados al empleado por concepto de PS y en Reportar en los documentos de nómina electrónica los valores correspondientes al concepto de PS en el proceso de Consolidado de prestaciones sociales de manera:  Anual
  • Oculta la fila inferior que contiene las opciones de En caso de existir pago al empleado por concepto de Cesantías. en el mes, priorizar el reporte de los valores pagados y no reportar el valor del consolidado mes y Reportar en los documentos de nómina electrónica los valores consignados a las administradoras de cesantías por concepto de Cesantías, estás no deben llevar marcación y si se marcan que se quitan la marcación.

• La combinación de marcar Reportar en los documentos de nómina electrónica los valores correspondientes a pagos realizados al empleado por concepto de PS y Reportar en los documentos de nómina electrónica los valores correspondientes al concepto de PS en el proceso de Consolidado de prestaciones sociales de manera: Anual lleva el saldo de la cuenta contable.
• Y cuando la marcación solo este para Reportar en los documentos de nómina electrónica los valores correspondientes al concepto de PS en el proceso de Consolidado de prestaciones sociales de manera: Anual lleva la suma del consolidado mes.

En la versión anterior, ya se podía elegir si se enviaba o no a la DIAN los saldos negativos de los consolidados de las prestaciones sociales. Sin embargo, no había una marcación para hacerlo. En esta versión, se ha incluido la marcación en esta misma pantalla para que el usuario puedan realizar la selección en caso de requerirlo.

• ¿Desea reportar en los documentos de nómina electrónica sólo valores positivos en los consolidados de prestaciones sociales?, esta presenta solo será visible al seleccionar la opción Reportar en los documentos de nómina electrónica los valores correspondientes al concepto de PS en el proceso de Consolidado de prestaciones sociales de manera: Anual o Mensual, para No enviar consolidado de prestaciones sociales no aplica pregunta.

Eventos – Ausencias #

Las descripciones explicativas en la estructura de importación de ausencias se actualizaron para que sean claras y concisas. El enfoque de la actualización se centró en los permisos para garantizar que la información sea suficiente al momento de completar los campos.

Licencia remunerada – Aumentos

Se agregó un nuevo campo al bloque de configuración de pago de licencias remuneradas. Este campo solo se muestra cuando se selecciona la opción Salario básico. La marcación es, en caso de existir aumento entre las fechas de la licencia remunerada ¿Desea pagar los días de licencia remunerada según el salario básico que corresponda? Si el aumento salarial se produjo después del ingreso de la licencia remunerada, los días de la licencia se liquidarán con el nuevo salario. Si no hay marcación, se liquidarán con el salario que tenía el empleado en el momento de ingresar la licencia.

Eventos – Incapacidad #

Se agregó un nuevo campo al bloque de configuración de pago de incapacidades. Este campo solo se muestra cuando se selecciona la opción Salario básico. La marcación es, en caso de existir aumento entre las fechas de la licencia remunerada ¿Desea pagar los días de incapacidad según el salario básico que corresponda? Si el aumento salarial se produjo después del ingreso de la incapacidad, los días de la licencia se liquidarán con el nuevo salario. Si no hay marcación, se liquidarán con el salario que tenía el empleado en el momento de ingresar la licencia.

Procesos – Aumentos #

El proceso de eliminación de aumentos ahora cuenta con una validación interna que permite realizar la eliminación siempre y cuando:

1. No haya liquidación de nómina.
2. Si hay liquidación de nómina, el periodo esté abierto y se limpie el periodo.

Procesos – Seguridad social #

En el proceso de la seguridad social, se han realizado mejoras para evitar que las novedades de ausencia y aumento se combinen en una sola línea en el archivo plano. Ahora, cada novedad se registra en una línea diferente.

Procesos – Liquidación de cesantías #

Anticipo

1. Nuevos campos de la pantalla
   1. Ingreso de porcentaje de interés a las cesantías por valor o porcentaje (Campo obligatorio y no puede superar el 12% del año.)
   2. No realizar anticipo de interés a las cesantías.

Proceso de cesantías #

En el proceso general de las cesantías se realizaron algunas mejoras:

1. Nuevo color del modal para el mensaje normativo.
2. Ingreso de cesantías hasta una fecha corte inferior al periodo de liquidación.
3. Mensaje de validación cuando la fecha es superior al periodo de liquidación.
4. Mensaje de validación recordándole al usuario que la liquidación de estas se hará hasta el último periodo cerrado con fecha final menor o igual a la fecha de liquidación parcial de cesantías.
5. Ingreso doble de los procesos de cesantías.
6. Cierre de cesantías:
   1. Botón de cierre de cesantías.
   2. Validación de cesantías ingresadas sin liquidar o liquidadas sin cerrar cesantías.

Nómina electrónica #

Se ha mejorado el proceso de actualización de estados por archivo plano para empresas con operador tecnológico diferente a NUMROT. Ahora, el sistema también recibe los estados de documentos rechazados. El archivo de importación se deberá llevar con el número 4 que es documentos rechazados. Esto con el fin de realizar la corrección correspondiente y procesar de nuevo el documento de nómina electrónica.

Informes #

Autoliquidación #

Ruta del informe: Remuneración/Nómina/Informes/Informes estándar/ Autoliquidaciones

Los informes Listado exceso no salarial por mes y Revisión detalle exceso no salarial por empleado se han actualizado para incluir un detalle más amplio del proceso de discriminación de información. Esto permitirá entender mejor cómo se calcula el exceso no salarial e identificar con claridad los conceptos que se tienen en cuenta.

Cesantías #

Los informes de cesantías fueron modificados y adaptados, tanto en su contenido como en los filtros de búsqueda. Los cambios específicos son los siguientes:

• Comprobante liquidación cesantías anuales: Para este se realizaron cambios en los filtros y el diseño del comprobante de cesantías; de los filtros, solo el campo periodo es obligatorio. Los demás filtros son opcionales y algunos fueron retirados de la pantalla. Cabe recordar que el periodo solo estará visible si se encuentra cerrado. Esto garantiza que la información del comprobante sea la realmente consignada al fondo de cesantías.
• Comprobante liquidación interés a las cesantías: Para este se realizaron cambios en los filtros y el diseño del comprobante de cesantías; de los filtros, solo el campo periodo es obligatorio. Los demás filtros son opcionales y algunos fueron retirados de la pantalla. Cabe recordar que el periodo solo estará visible si se encuentra cerrado. Esto garantiza que la información del comprobante sea la realmente consignada al fondo de cesantías.
• Historial cesantías: Se agregaron filtros de búsqueda para permitir a los usuarios depurar sus resultados. El campo de año se mantuvo como obligatorio para garantizar la precisión de los resultados. Además, se agregó un nuevo tipo de cesantía a los filtros para diferenciar las liquidaciones definitivas de las liquidaciones parciales. Anteriormente, estas dos categorías no se diferenciaban, lo que dificultaba la búsqueda de información específica.

• Lista revisión proceso liquidación de interés a las cesantías: Se agrega una columna para indicar la administradora del fondo de cesantías.
• Lista revisión proceso liquidación de cesantías: Se agrega una columna para indicar la administradora del fondo de cesantías.

Para el portal de empleados se incluyeron en el módulo de certificados los comprobantes de cesantías anuales e interés a las cesantías.

Para el envío de comprobante al correo electrónico, se cambió el diseño del comprobante.

Estos cambios mejoran su experiencia y garantizan la precisión de la información.

Nómina electrónica #

Se agregan nuevos filtros y se adiciona el prefijo y el número del consecutivo NE a los informes.

• Detalle soporte de pagos nómina electrónica.
• Representación gráfica de la nómina electrónica.
• Soporte de pagos nómina electrónica.

Retención en la fuente #

Informes de revisiones de retención en la fuente:

1. Historial de beneficios tributarios.
2. Historial de topes de la retención en la fuente
3. Lista revisión de retención comparativo
4. Lista revisión de retención contingente
5. Lista revisión retención en la fuente
6. Resumen retención en la fuente en lista
7. Revisión de retención en la fuente
8. Revisión de retención en la fuente comparativo
9. Revisión de retención en la fuente contingente
10. Revisión retención lista contingente