Circular 0083 del Ministerio de trabajo
Con el fin de dar cumplimiento a los nuevos lineamientos normativos, a continuación, encontrará un esquema con los pasos que deberá seguir para realizar los ajustes en el proceso de manejo de aprendices dentro del sistema GOSEM.
¿Qué hacer en GOSEM GH? #
Con el fin de dar cumplimiento a los nuevos lineamientos normativos, a continuación, encontrará un esquema con los pasos que deberá seguir para realizar los ajustes en el proceso de manejo de aprendices dentro del sistema GOSEM.
Aprendices en Etapa Lectiva #
Pantalla de contratos
Para completar correctamente la información del aprendiz, dirígete a la pestaña Seguridad Social y realiza los siguientes ajustes:
- Selecciona «Aprendices del SENA en etapa productiva» en el tipo de cotizante.
- Indica el porcentaje de ARL correspondiente, según lo requerido por la empresa.
- Selecciona el Centro de Trabajo ARL.
- Define la actividad económica aplicable.
✅ Paso final obligatorio
Una vez realizados todos los ajustes necesarios en el contrato del aprendiz, recuerda guardar los cambios para que la información se actualice correctamente en el sistema.
📌 Importante
Recuerde que, de forma administrativa, debe realizar la afiliación del aprendiz a la ARL
Aprendices en Etapa Productiva #
🔧 Pasos para realizar el ajuste del contrato de los aprendices en etapa productiva
Ingrese a: Contratos
a. Consulte uno a uno a los aprendices que se encuentren en etapa productiva
- Cambie el tipo de contrato, pasando de Aprendizaje a Fijo menor a un año. Este tipo de contrato requiere una fecha de terminación, la cual debe coincidir con la fecha de finalización de la etapa productiva.
- Active la opción Recibe auxilio y, en el campo que se habilita, seleccione la alternativa que considere adecuada: Siempre o Si tiene derecho.
b. En la pestaña Seguridad Social de la misma pantalla de Contratos:
- Cambie el tipo de cotizante a 01 – Dependiente.
- Ingrese los datos correspondientes a:
- Fondo de pensión
- Fondo de cesantías
- Caja de compensación familiar
- Finalmente, haga clic en Guardar contrato.
c. Sobre la fecha de ingreso del aprendiz:
Para garantizar la liquidación adecuada de las prestaciones sociales a partir del 25 de junio, no debe modificar directamente la fecha de ingreso, ya que esto también implicaría actualizar la fecha en las administradoras, lo que puede afectar la transparencia de algunos procesos internos de la aplicación.
➡️ En su lugar, le invitamos a ingresar una solicitud al área de servicio al cliente, que se encargará de realizar el cambio de forma controlada. A partir de la nueva fecha, el sistema calculará y liquidará las prestaciones sociales correspondientes.
📌 Recuerde que administrativamente debe realizar las afiliaciones respectivas a las siguientes entidades:
- Caja de compensación familiar
- Fondo de cesantías
- Fondo de pensiones
Aumento salarial #
🔄 Ajuste salarial para contratos de aprendizaje vigentes antes del 25 de junio
De acuerdo con los nuevos lineamientos establecidos en la reforma laboral, los contratos de aprendizaje vigentes con fecha anterior al 25 de junio de 2025 deben ser actualizados en cuanto al valor del salario recibido por el aprendiz, según corresponda:
- Si el aprendiz estaba recibiendo el 50 % del salario mínimo, deberá ser actualizado al 75 %.
- Si el aprendiz estaba recibiendo el 75 %, deberá pasar al 100 % del salario mínimo legal vigente.
Para realizar el ajuste, siga esta ruta en el sistema:
➡️ Remuneración > Nómina > Procesos > Aumentos
Allí podrá aplicar los cambios de manera individual o masiva, asegurando que el valor salarial refleje correctamente lo exigido por la normativa a partir de la entrada en vigor de las nuevas disposiciones.
Figura 1.
🧾 ¿Cómo realizar el aumento salarial para aprendices conforme a los nuevos lineamientos?
Para ajustar el salario de los aprendices en cumplimiento de la reforma laboral, se recomienda seguir los siguientes pasos dentro del sistema:
📌 Aumento por cargo
Debe realizar el aumento por cargo, solo si tiene previamente definido un cargo específico para los aprendices que permita diferenciar fácilmente las dos condiciones: etapa lectiva (75 %) y etapa productiva (100 %).
Como referencia, el valor a registrar en el campo “Valor aumento” es de $355.875.
Con este ajuste, el salario básico para la etapa lectiva quedará en $1.067.625, que corresponde al 75 % del SMMLV para el año 2025.
🔁 Aplicar retroactivo y nivelación salarial
Es necesario aplicar el retroactivo salarial y posteriormente hacer la marcación de nivelación. Para ello:
- Marque la opción “Retroactivo de salario”.
- Seleccione el periodo en el cual se realizará el pago.
- En el campo “Fecha inicial del pago retroactivo de salario”, registre: 25/06/2025.
- En la “Fecha final del pago retroactivo de salario”, tenga en cuenta:
- Si su nómina es quincenal, indique 15 de julio de 2025.
- Si su nómina es decadal, registre la última fecha de pago generada en el sistema.
📈 Si el aprendiz pasa a cotizante tipo dependiente
En este caso, debe actualizar el salario al 100 % del SMMLV, es decir, a $1.423.500.
El valor del aumento a registrar sigue siendo $355.875, y podrá seguir el mismo procedimiento utilizado para aplicar aumentos salariales.
📥 Aumento por importación
También puede aplicar el ajuste por medio de importación de aumentos. Recuerde consultar los manuales disponibles para revisar el procedimiento completo.
⚠️ Importante
Con anterioridad para el mes de julio existieron pagos de nómina para los contratos de aprendizaje bajo el concepto “Apoyo económico aprendices”, tenga en cuenta que este concepto no tiene naturaleza salarial actualmente.
Por tanto, el sistema no tendrá en cuenta estos valores para el cálculo de aportes a salud y pensión, incluso si ya se aplicó el retroactivo salarial.
Para garantizar el correcto cálculo de los aportes a seguridad social, deberá ingresar manualmente una novedad en reemplazar tanto para salud como para pensión, por el valor total del mes que debe aportar.
Liquidación prima de servicios – Primer semestre #
La ley estableció que entraba en vigencia desde el 25 de junio, en este orden se le debe pagar al aprendiz por 6 días del semestre el valor de la prima de servicios, que equivale a:
Salario base de liquidación $1.423.500 + $200.000 = $1.623.500
Días derecho de prima 15*6/180 = 0,5 días
Valor por pagar por prima de servicios = $27.058
En el mes de junio le recomendamos seguir estos pasos:
- Realizar un periodo extra
- Les vamos a activar el concepto 430 denominado: “Ajuste prima de servicios aprendices”. NO USE EL CONCEPTO 30 prima de servicios.
- Relacionar al nuevo concepto la cuenta de gastos de prima de servicios, para que el consolidado mensual de las prestaciones sociales de junio y del segundo semestre no se le afecte.
- Ingresar la novedad a cada uno de los aprendices que tenían contrato vigente a ese momento en etapa PRODUCTIVA.
Liquidaciones definitivas #
Aprendices que finalizaron la etapa productiva en JUNIO y NO CONTINUARON dentro de la organización.
En este caso se debe:
- Ingresar una solicitud indicando que requieren hacer pago de liquidación definitiva para aprendices que fueron retirados en el mes de junio del 2025.
- Crear periodo extra para realizar la liquidación definitiva (la fecha de creación la debe determinar con su área contable) por el impacto que pueda tener en su contabilidad en el mes de junio.
- Pagar las prestaciones sociales que tienen derecho desde el 25 de junio hasta la fecha del retiro (mes de junio).
- El retiro ya se debe haber reportado en el mes de JUNIO del 2025, en la planilla de aportes de seguridad social. Para este punto, no es necesario realizar ninguna acción adicional, ya que dicha novedad ya fue reportada.
Aprendices que para el mes de julio hayan tenido terminación de la etapa productiva, y que no continúen dentro de la organización.
En este caso se debe:
- Ingresar la solicitud indicando que tiene liquidaciones definitivas de aprendices
- Crear un periodo extra
- Ingresar en el periodo extra todos los aprendices que requieran esa liquidación
- Pagar las prestaciones sociales que tienen derecho desde el 25 de junio hasta la fecha del retiro.
- Cerrar periodo extra
- Marcación retiro en la seguridad social cuando se procese la autoliquidación.
Aprendices que finalizaron la etapa productiva en JULIO y SE CONTRATARON COMO DEPENDIENTES dentro de la organización.
Para el mes de julio los aprendices que hayan tenido terminación de la etapa productiva, y que, SI continúen dentro de la organización, en este caso se debe:
- Eliminar el último contrato activo
- Ingresar solicitud para indicar que requiere hacer cambios del contrato inactivo
- Cambiar la fecha de ingreso por el 25 de junio del 2025.
- Crear un periodo extra
- Ingresar en el periodo extra todos los aprendices que requieran esa liquidación
- Cerrar periodo
- Pagar al aprendiz las prestaciones sociales que tienen derecho desde el 25 de junio hasta la fecha del retiro.
- Marcación retiro en la seguridad social cuando se procese la autoliquidación. (Finaliza la etapa de aprendiz y se vincula como contrato que requiera la empresa).
- Crear contrato con las nuevas condiciones laborales
Agradecemos profundamente su comprensión.
Haremos todo lo posible para dar una solución pronta a los procesos que requieran asistencia.
Tenga en cuenta que algunas modificaciones necesarias no pueden realizarse directamente por pantalla, es por esto que se solicita el ingreso de la solicitud, ya que podrían afectar procesos ya cerrados, tales como: liquidación de periodos de nómina cerrados, archivos planos banco procesados y pagados, comprobantes contables y consolidados de prestaciones sociales.
